E-Mails: Schluss mit der Zeitverschwendung

Berufstätige verbringen im Schnitt mehrere Stunden täglich mit ihren E-Mails. Was wäre, wenn Sie diese Zeit für produktivere Aufgaben nutzen könnten? Entdecken Sie die Tipps unserer Experten, mit denen Sie Ihren Umgang mit E-Mails grundlegend verbessern.

Inhaltsverzeichnis

1. Verbinden Sie sich per IMAP

2. Stoppen Sie Spam an der Quelle

3. Nutzen Sie E-Mail-Aliase

4. Sortieren Sie Ihre E-Mails automatisch mit Sieve-Filtern

1. Verbinden Sie sich per IMAP

Wenn Sie Ihre E-Mails über Webmail lesen (eine Webseite, die Ihre Nachrichten anzeigt), stellt sich diese Frage nicht. Nutzen Sie dagegen ein E-Mail-Programm (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail oder eine POP/IMAP-Verbindung auf Smartphone oder Tablet), sollten Sie schon bei der Einrichtung Ihres Postfachs die Unterschiede zwischen POP und IMAP (auf Französisch) kennen. Das sorgt für mehr Komfort und spart vor allem wertvolle Zeit!

Ganz einfach gesagt: POP ist veraltet, IMAP ist in 99 % der Fälle die richtige Wahl.
Kurz gesagt: Wenn Sie nicht wissen, was Sie wählen sollen, wählen Sie IMAP.

Wie POP Ihnen Zeit raubt

Haben Sie schon einmal eine E-Mail auf dem Smartphone gelesen und sie dann auf dem PC wieder als ungelesen vorgefunden? Oder auf Ihrem Laptop eine drei Wochen alte Nachricht nicht mehr gefunden? Oder auf dem Laptop eine E-Mail gelöscht oder verschoben, nur um sie auf dem Desktop-PC noch einmal vorzufinden und die Arbeit doppelt zu machen? Oder plötzlich alle Ihre E-Mails ohne ersichtlichen Grund doppelt gehabt?

In all diesen Fällen waren Sie höchstwahrscheinlich per POP verbunden.

POP hat nur einen einzigen Vorteil: Es schafft Platz auf Ihrem E-Mail-Hosting. Alles andere sind Nachteile.

Generell ist das E-Mail-Programm bei POP nicht mit dem Server synchronisiert, was zu Komplikationen führt. POP entspricht nicht mehr den Anforderungen an ein modernes Postfach.

Die Lösung: IMAP

Mit IMAP ist alles einfacher: Sie sehen Ihr Postfach in Echtzeit genau so, wie es auf dem Server ist.

Damit Sie also nie dieselbe E-Mail zweimal lesen müssen, von den Backups Ihres Hosting-Anbieters HaiSoft profitieren und alle Ihre Geräte perfekt synchron halten: Wählen Sie immer IMAP.

So werden alle Nachrichten auf dem Server gespeichert, und alle Ihre Geräte bleiben synchron und zeigen genau denselben Inhalt. Das setzt allerdings voraus, dass Ihr Hosting-Paket ein ausreichendes Speicherkontingent für Ihr Postfach bietet. Eventuell müssen Sie in Ihrem Postfach aufräumen, insbesondere bei Nachrichten mit Anhängen, die fast den gesamten Speicherplatz belegen.

Ein weiterer Vorteil: die Datensicherheit. Wenn Sie bei HaiSoft ein Backup-Angebot haben (in allen neuen Shared-Hosting-Angeboten enthalten, optional für dedizierte Server, VMs und ältere Shared-Hosting-Angebote), können wir bei versehentlichem Löschen fehlende Nachrichten aus einem früheren Backup wiederherstellen.

Wenn Ihr Postfach per POP verbunden ist und Sie auf IMAP umsteigen möchten, kann das Vorgehen kompliziert sein, wenn Sie kein IT-Fachmann sind. Wenden Sie sich bei Bedarf an den HaiSoft-Support, um sich beraten zu lassen.

2. Stoppen Sie Spam an der Quelle

Unerwünschte E-Mails auszusortieren ist eine enorme Zeitverschwendung.

Kann man den Spam-Kugeln also ausweichen?

Ja, auf jeden Fall!

Sie können Spam nicht nur vorbeugen, indem Sie schlechte Gewohnheiten vermeiden – es gibt auch Möglichkeiten, den Schaden bei einem Postfach, das bereits Spam erhält, deutlich zu begrenzen.

Vorbeugende Maßnahmen

Hierbei handelt es sich um bewährte Praktiken. Vernachlässigen Sie keine davon, sonst landen Sie schnell in den Verteilern der Spammer.

• Veröffentlichen Sie Ihre Haupt-E-Mail-Adresse unter keinen Umständen, weder auf Ihrer Website noch anderswo im Internet. Bots aus aller Welt sammeln sie ein und verkaufen sie zusammen mit Tausenden anderen für ein paar Dollar an „professionelle“ Spammer. Wenn Sie eine Adresse veröffentlichen, sollte es eine Wegwerfadresse oder ein Alias sein.
• Achten Sie darauf, welche Quellen E-Mails an Ihr Postfach senden: Jede Weiterleitung ist eine potenzielle neue Spam-Quelle. Entfernen Sie problematische Weiterleitungen bei Bedarf.
• Wenn Sie auf Ihrer Website ein Kontaktformular nutzen, das Ihnen bei jeder Anfrage eine E-Mail schickt, richten Sie unbedingt ein Anti-Bot-System wie hCaptcha oder ReCaptcha ein. Ohne ein solches System gehen die wichtigen Nachrichten in Hunderten oder Tausenden Spam-Mails unter.
• Wählen Sie keine zu einfache oder verbreitete Adresse wie „contact@“ oder „info@“. Eine solche Adresse kann automatisch mit Spam überflutet werden, sobald Ihre Domain im Internet auftaucht.
• Überlegen Sie genau, auf welchen Websites Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse nicht auf Websites, die es mit dem Datenschutz und personenbezogenen Daten nicht so genau nehmen.
• Nutzen Sie Aliase großzügig. Sie können in den Einstellungen Ihres Postfachs im von HaiSoft bereitgestellten Plesk-Control-Panel so viele anlegen, wie Sie brauchen. Mehr dazu weiter unten im Artikel.

Gegenmaßnahmen

Hoppla, bei einem der obigen Punkte ist etwas schiefgegangen. Ihr Postfach erhält bereits Spam – doch es ist noch nicht alles verloren.

• Sie können für jede Adresse einzeln einen Spamfilter aktivieren: Ist SpamAssassin auf Ihrem Server installiert, öffnen Sie einfach die Einstellungen der E-Mail-Adresse im von HaiSoft bereitgestellten Plesk-Control-Panel.
• Lässt sich der Spammer anhand seiner Domain oder E-Mail-Adresse identifizieren, können Sie ihn auf eine Blacklist setzen.
• Sie können einen erweiterten externen Spamfilter abonnieren, zum Beispiel MailChannels Inbound (ab 2 € pro Domain für 20 Adressen oder inklusive bei HaiSoft Mail Pro und höher), AltoSpam oder MailInBlack.
• Mancher „Spam“ stammt einfach von seriösen Websites, bei denen Sie registriert sind. Nutzen Sie in diesem Fall die Abmeldelinks am Ende dieser E-Mails. Mit der Zeit erhalten Sie dann weniger davon.
• Ist es wirklich zu spät und erhalten Sie viel zu viel Spam, weil Ihre Adresse in Spammer-Netzwerken kursiert, können Sie Ihre Adresse jederzeit umbenennen und Ihre bestehenden Nachrichten behalten. Damit hört der Spam sofort auf. Natürlich müssen Sie Ihren Kontakten die neue Adresse mitteilen und die vorbeugenden Maßnahmen beachten. Um den Übergang zu erleichtern, können Sie die alte Adresse vorübergehend als Alias der neuen behalten – mehr zu Aliasen weiter unten im Artikel.

3. Nutzen Sie E-Mail-Aliase

Ein E-Mail-„Alias“ ist ein alternativer Name für eine E-Mail-Adresse.

Der Vorteil von Aliasen: Statt Ihre echte E-Mail-Adresse anzugeben (öffentlich, auf Ihrer Website oder bei der Registrierung auf einer zweifelhaften Website), können Sie einen Alias Ihres Postfachs angeben.

Lautet Ihr Postfach zum Beispiel „ich@beispiel.tld“, können Sie den Alias „public2022“ anlegen.
Jede E-Mail an „public2022@beispiel.tld“ landet dann direkt im Postfach „ich@beispiel.tld“.

Das hat zwei wesentliche Vorteile:

• Ihr Hauptpostfach wird vor Spam geschützt
• Ihre E-Mails lassen sich automatisch sortieren

Einige Möglichkeiten, die Aliase bieten:

• Mehrere öffentliche Namen für dieselbe Adresse, um das eigentliche Postfach zu schützen
• Einen alternativen Namen anlegen, zum Beispiel für eine bestimmte Veranstaltung
• Bei Spam nur den betroffenen Alias löschen
• Für jeden Zweck einen eigenen Empfänger anlegen, sodass sich E-Mails nach Empfänger sortieren lassen
• Den alten Namen Ihres Postfachs nach einer Umbenennung vorübergehend behalten
• Weiterleitungen vermeiden, die E-Mails doppelt speichern würden
• Sich nicht bei mehreren Postfächern anmelden müssen

Um Aliase nutzen zu können, benötigen Sie ein E-Mail-Hosting, das Aliase unterstützt.
Bei HaiSoft sind E-Mail-Aliase derzeit in allen E-Mail-Angeboten unbegrenzt. Jedes Postfach kann so viele Aliase haben wie nötig. Aliase werden im Plesk-Control-Panel in den Einstellungen des jeweiligen Postfachs festgelegt.

Erhält ein Alias (zu viel) Spam, löschen Sie ihn einfach und legen einen neuen als Ersatz an.
Das ist für Sie deutlich weniger aufwendig als ein komplett neues Postfach.

Aliase erleichtern außerdem das automatische Sortieren Ihrer E-Mails. Sehen wir uns das genauer an.

4. Sortieren Sie Ihre E-Mails automatisch mit Sieve-Filtern

Sieve ist ein Protokoll, das auf den Mailservern von HaiSoft verfügbar ist. Damit legen Sie Regeln fest, die auf E-Mails angewendet werden, sobald sie eintreffen. Das kann enorm viel Zeit sparen, besonders wenn Sie viele ähnliche Nachrichten erhalten – diese lassen sich dann automatisch sortieren!

Bei HaiSoft können Sie Ihre Sieve-Regeln in Ihrem Roundcube-Webmail (auf Französisch) über eine einfache, intuitive Oberfläche einrichten.

Hier einige Beispiele für Bedingungen, die Sie in den Filtern festlegen können:

• Stammt die E-Mail von einer Adresse, die „@haisoft.net“ enthält, in den Ordner „Wichtig“ verschieben
• Stammt die E-Mail von „irgendeinshop@beispiel.tld“, in den Ordner „Werbung“ verschieben und als „gelesen“ markieren
• Stammt die E-Mail von „irgendeinspammer@beispiel.tld“, nach „Spam“ verschieben
• Ist die E-Mail an meinen Alias „github@meinedomain.tld“ adressiert, in den Ordner „Github“ verschieben und als „gelesen“ markieren
• Ist die E-Mail an „contact2012@meinedomain.tld“ adressiert, in den Ordner „ContactLegacy“ verschieben

Auch das hervorragende E-Mail-Programm Thunderbird kann E-Mails nach bestimmten Regeln sortieren, allerdings nur, solange das Programm läuft. Damit der Filter zum Beispiel auch auf Ihrem Smartphone greift, müsste Ihr PC also eingeschaltet bleiben – recht umständlich. Wir empfehlen daher, Thunderbird-Filter nur zum nachträglichen Sortieren eines Postfachs zu verwenden.

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Tipps bis zu mehrere Stunden pro Tag einsparen. Wenn Sie weitere ergänzende Methoden kennen, teilen Sie sie gern in den Kommentaren.

Entdecken Sie unsere E-Mail-Angebote auf der HaiSoft-Website.